Offboarding: entenda a sua importância e saiba como aplicá-lo

O quão alinhado está o setor de RH da sua empresa na hora de lidar com os fluxos de entrada e saída de funcionários? É provável que a atenção maior esteja voltada para a etapa de entrada, não é mesmo? Mas, assim como o onboarding é essencial para as empresas, o mesmo vale para o offboarding. 

Dedicar atenção no processo de desligamento dos empregados é tão importante quanto as boas-vindas e influencia diretamente no sucesso da empresa a longo prazo. Pesquisas apontam que apenas 5% das organizações globais aplicam offboarding de forma automatizada. 

Essa baixa adesão indica que poucas empresas estão realmente alinhadas com o employer branding das organizações. Pensando nisso, criamos um passo a passo sobre como otimizar o processo de demissão ou desligamentos da sua empresa. Confira:

O que é o offboarding?

Enquanto o onboarding trata da integração de um novo profissional à equipe, o offboarding vai no caminho contrário, ou seja, foca no momento de demissão ou rescisão de um funcionário da empresa. 

O offboarding engloba tanto questões burocráticas – devolução de equipamentos e documentos, entrevista demissional etc. – como o processo de gestão para que a saída do funcionário seja tranquila para ambas as partes. 

O principal objetivo da prática é tornar a saída do empregado objetiva e respeitosa, além de gerar dados que contribuem para o fortalecimento da organização. Dessa forma, tanto empresa como funcionário têm uma experiência enriquecedora durante o processo de desligamento.

Por que é importante implementar offboarding durante a saída de um funcionário? 

Pesquisas apontam que até 15% dos profissionais tendem a retornar para uma empresa no futuro caso vivenciem uma boa experiência de saída. Ou seja, isso só acontece quando há uma boa gestão de offboarding. 

A automatização de saídas ajuda a empresa a identificar possíveis falhas em sua estrutura ou mesmo nos processos seletivos. E caso a decisão de sair parta do funcionário, é possível avaliar as possíveis causas, que muitas vezes não têm relação direta com a prática profissional ou as atividades do dia a dia.

É possível que funcionário e empresa não tenham um fit cultural alinhado, ou mesmo que o profissional esteja se demitindo simplesmente por ter encontrado uma oportunidade melhor no mercado. Seja qual for o motivo, os funcionários que partem podem ser uma rede de informações valiosas para a organização. A notícia ruim é que você nunca terá acesso a essas informações se não aplicar uma boa estratégia de offboarding. 

Como implementar uma estratégia de offboarding?

O offboarding deve ser pensado para diferentes frentes, mas sempre dedicado a tornar a etapa respeitosa para quem está saindo. É importante que o desligamento seja pensado de maneira personalizada para cada funcionário. 

Embora as funções na empresa possam ser as mesmas, as pessoas saem por motivos diferentes. Por isso, atente-se para as seguintes etapas:

1. Estabeleça um período de organização

O offboarding é considerado um fechamento de ciclo para o profissional, e por isso ele deve ser planejado e executado de forma organizada. Tanto a empresa como o empregado devem estar alinhados quanto às etapas a serem seguidas e mesmo sobre feedbacks. 

Determine os prazos para aviso prévio e quando será o último dia de trabalho do seu funcionário, para que haja tempo hábil para finalizar os processos. Se o profissional pretende sair imediatamente, talvez o tempo não seja suficiente para uma entrevista de saída. 

Caso o funcionário seja demitido, é preciso que seja feita uma reunião de alinhamento sobre os direitos e outras burocracias. Busque oferecer um feedback conciliador e claro para o empregado, a fim de estabelecer um respeito mútuo.

2. Comunique a equipe sobre a partida

É importante que o restante da empresa saiba das movimentações de saída para que todos estejam alinhados sobre as próximas etapas. Envie um e-mail informando sobre o desligamento do profissional, além de pequenos detalhes que sejam o suficiente para tranquilizar outros funcionários.

Esse tipo de movimento evita rumores e ajuda as pessoas a se sentirem seguras em seu próprio trabalho. Isso se torna ainda mais importante quando um funcionário é desligado por motivação da empresa.

3. Faça uma entrevista de saída

Se a decisão de sair parte do funcionário, é importante que a companhia compreenda as motivações do profissional para evitar um turnover em massa no futuro. Em tempos de mercado aquecido, perder profissionais competentes pode afetar diretamente a imagem da companhia – além de gerar um cansaço natural na busca por um substituto.

Por isso, dê ao funcionário a oportunidade de apresentar feedbacks construtivos para a empresa. Aproveite para ouvir mais do que falar, tome notas e trate a pessoa com respeito – mesmo se ela estiver dizendo coisas difíceis sobre a companhia.

Uma entrevista de desligamento também é uma excelente oportunidade para discutir a devolução de equipamentos, senhas e códigos de acesso, além da transferência de responsabilidades. Você também pode informar ao funcionário sobre o que acontecerá a seguir e quem lidará com o pagamento final, bem como benefícios e questões legais.

4. Colete dados relevantes

Por fim, uma das etapas mais importantes do offboarding é a coleta de dados sobre o rendimento do funcionário e sua contribuição para a empresa. Por meio dessas informações é possível observar se a posição deve ser revista ou mesmo remodelada para atender a novas demandas, e também o impacto que a demissão causa para a companhia.

Com as informações em mãos, a empresa pode adotar novas políticas de seleção e recrutamento, bem como incentivos que evitam o entra e sai de novos empregados. Lembre-se ainda de guardar o feedback e utilizá-lo para implementações futuras. 

Utilizar ferramentas de automatização pode contribuir para um offboarding eficaz. Atualmente, existem softwares que disponibilizam uma série de mecanismos aos setores de RH das empresas, desde formulários digitais até bancos de dados. 

O Quickin (software de recrutamento e seleção) é uma ótima opção para os setores de RH que desejam otimizar suas seletivas e saídas. Conheça nossos serviços e saiba como implementá-los no seu negócio.