LGPD x Recrutamento e Seleção: Impactos e Como se Adaptar

Quando você pensa em setores como recrutamento, seleção e departamento pessoal, entre outros, pensa em grande circulação de informações. E a LGPD surgiu para proteger esses dados extremamente sensíveis, importantes e sigilosos dos usuários – que, nesse cenário, normalmente são colaboradores ou mesmo candidatos.

Mas como proteger esses dados quando se armazena currículos em papel, planilhas de excel e e-mails? Esse é o grande desafio que muitos setores estão enfrentando com a chegada dessa Lei Geral de Proteção de Dados.

A LGPD

A LGPD, ou Lei Geral de Proteção de Dados (Lei Nº 13.853, de 8 de julho de 2019), está em vigor no Brasil desde o dia 18 de setembro de 2020.

Ela é uma lei que surgiu para regularizar a coleta, tratamento e, principalmente, armazenamento e compartilhamento de dados.

Seu principal objetivo é conceder mais controle, proteção e transparência aos usuários em relação às suas informações pessoais que empresas públicas e privadas armazenam. Por essa razão, a lei deixa claro que os usuários deverão autorizar o uso dos seus dados por essas empresas.

Isso significa que se você coleta informações como nome, documentos, endereço ou até mesmo análises comportamentais de outras pessoas, deve estar de acordo com todos os critérios estipulados por essa nova lei.

E atenção: as multas por não cumprimento de suas imposições chegam até 2% do faturamento da empresa. Então para saber mais sobre os princípios e bases da LGDP, clique aqui.

Impacto da LGPD no Recrutamento e Seleção

Mas e agora? Diante das novas obrigações da LGPD, como recrutar e selecionar candidatos? É o fim dos testes, das captações de currículos, perfis comportamentais e tudo que ajuda em uma contratação mais assertiva?

Não, mas diante desse novo cenário você precisa tomar alguns cuidados e realizar mudanças necessárias.

Acima de tudo, você precisará armazenar as informações com muita transparência e autorização expressa dos candidatos. Eles devem ter a ciência de quanto tempo seus dados permanecerão com a empresa à qual se candidataram e precisam saber coisas como:

• Os dados serão armazenados por terceiros?
• Como solicitar sua exclusão dos sistemas, bancos de dados e até candidaturas vigentes?

E vale lembrar que e-mails e mensagens contendo informações sensíveis, por mais que enviados pelos próprios candidatos, não servem como consentimento explícito.

Consentimento Explícito x Legítimo Interesse

Como resultado, algumas empresas adotam um outro entendimento da LGPD e utilizam a base legal do legítimo interesse. Ela permite que você utilize dados pessoais sem a necessidade de obtenção de consentimento em alguns casos.

Ainda assim, para o uso dessa base legal é necessário um estudo jurídico aprofundado, balanceando os interesses da sua empresa e os direitos e liberdades do titular dos dados pessoais.

O ideal é que você contrate um auxílio especializado de uma consultoria jurídica. Ela encontrará a melhor forma de interpretação e aplicação da LGPD para sua empresa e os processos dela.

Neste artigo abordamos o entendimento de “Consentimento Explicito”, que é a forma mais segura de estar em conformidade com a LGPD.

Papéis no Cumprimento da LGPD no Recrutamento e Seleção

Por conta das mudanças e imposições da LGPD, é importante entender qual o papel do candidato, empresa e intermediários. Todos estão envolvidos nos processos seletivos para o cumprimento da lei.

Abaixo, confira cada responsabilidade:

1. Titular dos dados: candidatos ou funcionários que possuem os dados  cadastrados em vagas ou banco de talentos;
2. Controlador dos dados: a empresa recrutadora, que também é a responsável pela proteção dos dados pessoais dos candidatos;
3. Processador de dados: softwares e intermediários, como o Quickin, que são os processadores dos dados incluídos na ferramenta.

Nesse cenário fica claro que o candidato cede os dados e o processador garante os mecanismos necessários para moldar seu processamento (a parte técnica).

Porém, é a empresa recrutadora que fica no controle em relação a gestão, utilização e compartilhamento das informações, assim como sua eventual exclusão.

Alinhando o Recrutamento e Seleção à LGPD

Diante disso, quais ações tomar? Antes de tudo levante todos os dados sensíveis armazenados nesses processos e como você os obteve. Por exemplo: a coleta é feita através de formulários, anúncios em sites, softwares?

Depois organize essas informações para perceber quais delas estão armazenadas e são realmente essenciais, utilizadas no processo. Isso é tão importante quanto saber que dados estão sob tutela da empresa. Levante questões como: durante o processo, preciso do endereço e telefone celular do candidato ou faço os contatos via e-mail e isso basta?

O próximo passo é saber quem tem acesso aos dados. Como você os armazena? Através de processos seguros ou e-mails? Os dados transitam entre diversos envolvidos e setores ou através do acesso a uma plataforma segura?

Parece muita coisa, mas nada precisa ser trabalhoso e demorado. Além disso, a solução para facilitar a garantia de cumprimento, armazenamento correto e segurança das informações é a tecnologia.

Tecnologia: sua aliada no cumprimento da LGPD

Antes de tudo, já é de conhecimento geral que manter currículos em papéis, realizar processos baseados em planilhas e manter informações de recrutamento circulando por e-mails não é o método mais inteligente.

Por conta da alta circulação de dados, os processos manuais oferecem riscos à segurança das informações. Além disso, é empregado muito tempo para realizar as funções, com sujeição à falhas, vazamentos, atrasos no processo, dentre outras dificuldades.

Isso tudo pode ser facilmente contornado por softwares de recrutamento e seleção, inclusive para cumprimento da LGPD.

Em primeiro lugar, além de automatizar toda a comunicação entre áreas, com o candidato, facilitar o armazenamento e seleção de informações, um software oferece recursos para que todo o controle e gestão das informações dos candidatos esteja de acordo com os critérios solicitados pela lei. Juntamente com o reforço em relação à proteção de dados.

Por exemplo, aqui no Quickin a segurança dos dados é gerenciada pelos nossos parceiros de serviços como o data center Amazon AWS, entre outros.

Quickin e LGPD

Diante das exigências e facilidades fornecidas pela tecnologia para contornar falhas e garantir o cumprimento da lei, o Quickin oferece possibilidades que te garantem total controle e transparência.

Em síntese, algumas das possibilidades oferecidas estão você:

1. Criar um aviso de privacidade;
2. Obter consentimento dos candidatos;
3. Controlar os status de consentimento dos candidatos;
4. Criar uma mensagem personalizada para seus candidatos, solicitando o consentimento para manutenção e operação dos dados;
5. Seus candidatos poderão solicitar a remoção dos dados;
6. Funções em lote para atender às solicitações ou remoções;
7. Gestão completa de datas de expiração dos dados de seus candidatos.

Como resultado, da captação à exclusão dos dados, você otimiza todo o processo com um software com inteligência. E a automatização ainda auxilia a cumprir as obrigatoriedades da lei.

Para saber mais, entenda como o Quickin pode te ajudar, como habilitar esses artifícios do sistema com facilidade e inclusive realizar o monitoramento dos status dos candidatos, criados para um maior controle.