Como realizar reuniões remotas de forma eficaz? Confira as dicas

Se houve um recurso que se propagou com a pandemia, mas que deve permanecer de vez na rotina das empresas, é a adoção das reuniões remotas. Se até então os trabalhadores pareciam forçados a mudar seu estilo de trabalho, hoje muitos já se sentem adaptados – e até preferem o formato.

Para as empresas, entretanto, ainda é um desafio lidar com a tecnologia por trás das ferramentas do trabalho remoto. Além disso, há maior necessidade de integração entre as equipes a fim de apresentar bons resultados mesmo à distância. 

Conforme o mundo se ajusta e adota esse novo perfil de relações profissionais, é preciso fazer ajustes – em especial no setor de RH – para que a realidade seja bem aceita por todos. 

É hora de aceitar que as reuniões remotas podem ser ainda mais eficazes do que as reuniões presenciais. Porém, a prática exige um conjunto exclusivo de ferramentas, etiqueta, planejamento e execução. E como fazer isso? Confira a seguir!

Reuniões remotas se diferenciam em termos de comportamento

Uma das principais características que chamam a atenção das empresas que adotam as reuniões remotas é o fato de serem mais abrangentes e inclusivas. Isso porque uma reunião online permite que os usuários possam se comunicar, colaborar e trabalhar em qualquer lugar do mundo. 

Ainda assim, as reuniões remotas exigem a mesma estrutura e postura profissional de uma reunião presencial, mas com barreiras técnicas e de distância adicionais que precisam ser superadas.

Felizmente, a tecnologia mais do que acompanhou o crescimento das reuniões online e, quando a demanda aumentou, os fornecedores atenderam a isso de forma acelerada. Hoje é possível contar com recursos ainda mais bem elaborados em ferramentas como Zoom, Google Meet e Microsoft Teams.

Como escolher a melhor ferramenta de videoconferência?

‍A plataforma que você escolher para realizar suas reuniões remotas deve levar em conta vários fatores, desde o estilo de trabalho que sua equipe pratica até as regras que precisam se adequar. É possível até mesmo se utilizar de ferramentas distintas dependendo do objetivo.

Sendo assim, como escolher a melhor ferramenta para realizar reuniões remotas? Aqui estão algumas variáveis importantes a serem consideradas ao avaliar as opções:

• O tamanho da sua equipe;
• Locais e fusos horários – caso tenha profissionais em outro país;
• Compartilhamento de tela e recursos visuais;
• A capacidade de agendar com antecedência;
• Confiabilidade da plataforma;
• Recursos de apresentação e gravação.

Ferramentas adicionais

Além disso, a forma como você gerencia uma reunião é tão importante quanto a plataforma que você usa para hospedá-la. Manter a reunião organizada, registrar ideias e tarefas, armazenar dados de forma centralizada e garantir o acesso remoto ao material apresentado são essenciais para tornar as reuniões online produtivas.

O importante é que você tenha uma ferramenta que foque a discussão, capture novas ideias e informações e armazene a apresentação. Dessa forma, é possível fornecer insights valiosos para toda a equipe após o fim da discussão em vídeo.

Como organizar uma reunião remota em 4 dicas

Organizar e executar uma reunião remota bem-sucedida envolve mais planejamento do que uma reunião presencial clássica. Você precisa avaliar os requisitos técnicos da empresa e também dos profissionais envolvidos, além de coordenar os palestrantes. Tudo isso precisa ser bem alinhado antes dos participantes darem play na ferramenta.

Com isso em mente, aqui estão algumas dicas gerais para organizar reuniões online:

Estruture a reunião

Se necessário, crie uma agenda antes da reunião com a contribuição exata de cada participante. Pode ser fácil para uma reunião remota se alongar com temas fora da pauta, por isso estabelecer um conjunto claro de tópicos que serão debatidos contribui para a otimização de tempo para todo mundo.

Apresente uma agenda antes da sessão e no início da videoconferência. Além disso, estabeleça prazos para cada item a ser debatido, e deixe espaço para perguntas e respostas para o final da apresentação.

Planeje uma pausa

Ninguém merece ficar duas horas em uma reunião estritamente técnica, não é mesmo? Por isso, é importante que você forneça pausas estratégicas para “quebrar o gelo” durante o trabalho. Isso contribui para manter o time motivado e à vontade para as próximas etapas.

Antes de começar a apresentação de fato, faça uma rodada introdutória com os participantes e peçam para que eles se apresentem. No meio da apresentação, faça uma pausa e incentive o time a tirar alguns minutos para ir ao banheiro, pegar uma água, olhar para o exterior e deixar o sol entrar e por aí vai.

Envie o convite e forneça acesso com antecedência

Essa é uma etapa primordial para otimizar as reuniões remotas. Se você estiver planejando uma reunião online mais formal, crie links de acesso usando a plataforma de vídeo que sejam integráveis ao calendário da equipe. 

Dessa forma, é possível se planejar com antecedência e ter acesso a todas as informações necessárias para não se atrasar. Certifique-se ainda de que todos os participantes possam acessar a plataforma antes da chamada começar.

Compartilhe notas e tarefas após a reunião

Deu tudo certo com a reunião online? Então, aproveite alguns minutos finais para oferecer informações sobre a chamada, além de disponibilizar um arquivo com o resumo de tudo que foi debatido. 

Aproveite ainda para abrir espaço para os profissionais darem suas opiniões e mantenha um arquivo centralizado para cada reunião. Dessa forma, é possível acessar os principais temas debatidos por meio de uma pasta compartilhada.

Conclusão

Como é possível observar, há diversas formas de tornar as reuniões remotas mais eficazes e enriquecedoras para os participantes. Além da escolha certa de ferramentas, é preciso fazer com que o time se sinta parte da apresentação, além de oferecer uma estrutura confiável e flexível aos profissionais envolvidos.

Seja para os momentos de reunião, seja para o recrutamento e seleção de novos profissionais, a escolha das ferramentas certas faz toda a diferença para a rotina profissional de uma empresa.

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